Lundi 22 septembre 2014 tagassurance emprunteur, tagassurance vie, tagassurer, tagimmobilier, tagprêt, tagprévoyance, tagtaux

Gestion électronique des documents

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La compagnie d’assurances AFI ESCA modernise sa gestion des dossiers de souscriptions et sinistres grâce à Kofax et OnBaseTM

« Plus de 4 Millions de pages numérisées, 150 000 dossiers et plus d’une dizaine de services mobilisés en 2014 »

En 2011, le groupe d’assurance AFI ESCA fait confiance à Numerial pour mettre en place un projet de Gestion Electronique de Documents, afin de déployer des solutions de Case-Management (gestion des cas) et de workflow. Objectif: fiabiliser la transmission des informations entre services et améliorer sa qualité de service clients. Aujourd’hui près d’un million de documents sont gérés automatiquement.

Au sein d’un secteur où réactivité et efficacité sont primordiales pour la satisfaction clients, le groupe d’assurance AFI ESCA a décidé d’optimiser sa qualité de service en dotant son établissement lillois de la solution de numérisation Kofax, associée à l’outil de gestion électronique de Documents (GED) OnBaseTM d’Hyland Software. Le projet, entré dans sa phase opérationnelle en 2012, a été mis en place par l’intégrateur Numerial, et a permis d’augmenter la productivité des équipes de plus de 40%.

Appartenant au Groupe Burrus, AFI ESCA est une compagnie d’assurance pour les particuliers, qui est principalement active sur 3 familles de produits : l’assurance emprunteur, l’assurance épargne et l’assurance d’obsèques. Cette compagnie d’envergure nationale à vocation européenne réalise un chiffre d’affaires de 173 M€, et emploie 271 collaborateurs, répartis entre le siège social de Strasbourg, un établissement à Lille et une couverture commerciale dans chacune des régions.

Objectifs : sécuriser et fluidifier le circuit de gestion des courriers entrants grâce à la GED !

En 2011, les volumes de papiers gérés par les équipes de l’établissement lillois d’AFI-ESCA (près d’une centaine d’employés) sont considérables et chronophages : les dossiers de souscriptions et de déclarations de sinistres pouvant représenter des dizaines de pages. A l’époque, AFI ESCA souhaite également sécuriser la transmission des informations, et accélérer la transmission de celles-ci entre services. La direction du groupe décide donc de

Courbevoie, le 3 juin 2014s’équiper d’une solution de gestion électronique et de numériser un large passif d’archives et dossiers afin de les mettre à disposition des utilisateurs.

Comme l’explique Sebastien Hanot Responsable Organisation et Méthodes chez AFI ESCA : « La collaboration entre AFI ESCA et Numerial a été particulièrement appréciable car efficace et fluide grâce à une communication constante entre collaborateurs. Aujourd’hui, en plus d’une diminution de l’espace de stockage et des coûts liés, nous notons une très nette amélioration de la sécurité de nos documents et données. De plus, tous les fichiers sont maintenant accessibles simultanément par l’ensemble des collaborateurs, nous permettant ainsi de gagner en productivité avec des dossiers traités en moins de 24h grâce à KOFAX et OnBaseTM. »

Aujourd’hui, tous les types de données sont pris en charge - même pour les cas exceptionnels - grâce au workflow particulièrement poussé de la solution OnBaseTM.

Plus de 4 millions de pages, 150 000 dossiers dématérialisés et une dizaine de services mobilisés

Aujourd’hui l’intégralité des services de Lille, représentant une centaine de personnes, ont pu gagner en confort de travail avec une mise en production en juin 2013 et 10 services mobilisés pour ce projet. Des résultats obtenus grâce aux bénéfices offerts par OnBaseTM et Kofax, à savoir :

- Amélioration de la sureté et la confidentialité des informations médicales (critique dans le secteur de l’assurance),

- Diminution de l’espace nécessaire au stockage et des coûts liés,

- Des gains de temps à tous les niveaux (temps de classement, de recherche d’un

document vivant ou archivé, de diffusion et de traitement de l’information),

- Hausse de la productivité, notamment du nombre d’offres traitées en moins de 24h,

- Possibilité d’accès simultanés.

En effet, comme le précise Ruggero Pizzo, PDG du Groupe Numerial : « OnBaseTM d’Hyland Software en plus de gérer les documents et les informations, permet de déployer des processus automatisables et sur lesquels des règles de contrôles et de validations peuvent être facilement mises en place. En parallèle, Kofax a permis de capturer et de rationaliser les flux d’informations critiques au sein de l’entreprise de manière fiable, rapide et rentable. »

Projets 2014 : AFI ESCA renouvelle sa confiance à Numerial pour équiper son siège à Strasbourg

Face à ce succès, AFI ESCA et Numerial ont également mis en place avec OnBaseTM un système d’autorisation d’engagement de dépenses, permettant de gérer les commandes au sein de l’entreprise à l’aide d’un workflow de validation. Ainsi, l’entreprise peut gérer facilement ses dépenses pour chaque employé.

Séduit par les résultats obtenus à travers la mise en place des solutions Kofax et OnBaseTM, le groupe AFI ESCA compte bien renouveler l’expérience et équiper des mêmes outils courant 2014 le siège de la compagnie, situé à Strasbourg. Près d’une centaine de personnes et une dizaine de services seront à nouveau concernés par cette nouvelle aventure !

A Propos d' AFI ESCA

Fondée à Strasbourg il y a plus de 90 ans, AFI ESCA conçoit des solutions d’assurances en épargne, prévoyance individuelle, garantie emprunteur, obsèques et homme-clé, distribuées par l’intermédiaire de plus 2 000 courtiers répartis sur toute la France, en Belgique depuis 2008, en Italie depuis 2012 et au Luxembourg depuis 2014.


Informations complémentaires sur : www.afi-esca.com



Contacts Presse
MIKAEL DEVRAY
AGENCE FENRIS
06 62 36 71 56

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